Papiere sortieren - So geht´s!
Schritt 1: Vorbereitung
Die Vorbereitung ist das A&O der Unterlagensortierung. Planen Sie sich genug Zeit für die Papierablage ein, denn diesmal wollen Sie es ja richtig machen. Schaffen Sie viel Platz um sich herum und legen Sie sich einen Block und einen Stift zurecht. Ebenso können Sie schon mal einen Papierkorb für die Aussortierung bereitstellen.
Schritt 2: Ausmisten
Nun legen Sie all Ihre Unterlagen vor sich und nehmen Blatt für Blatt in die Hand und überlegen: Wird das Dokument noch gebraucht? Wenn nein, dann direkt in den Papierkorb damit. Beachten Sie auch die Aufbewahrungsfristen. Während Sie die Unterlagen durchgehen, können Sie schon Themen bilden wie z.B. Wohnen, Arbeit, Versicherungen. Diese Prozedur kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, aber es lohnt sich.
Schritt 3: Kategorien
Im nächsten Schritt können Sie anfangen passende Kategorien zu bilden. Eine mögliche Ordnerstruktur als Beispiel:
Persönlich
z.B. Heirats- und Geburtsurkunden, Familienstammbuch, Meldebestätigungen, Testament, Meldungen zur Sozialversicherung, medizinische Unterlagen, Patientenverfügung
Beruf
z.B. Zeugnisse, Studien- und Ausbildungsunterlagen, Arbeitsverträge, Fortbildungen
Wohnen und Immobilien
z.B. Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Verträge mit Stadtwerken und Telefonanbietern, Rundfunkbeiträge, Garantie für Elektrogeräte und Wohneinrichtung, Grundbucheinträge, Kaufverträge
Versicherungen
z.B. Krankenversicherung, Haftpflichtversicherung, Hausratversicherung, KFZ-Versicherung, private Rentenversicherung
Freizeit und Sport
z.B. Fitnessstudiovertrag, Abonnements von Zeitungen
Finanzen und Steuern
z.B. Kontoauszüge, Steuererklärungen und Steuerbescheide, Bankbelege, Geldanlagen
Kinder
z.B. Geburtsurkunden, Zeugnisse, Impfpass, Sportmitgliedschaften
Schritt 4: Beschriften und ablegen
Jetzt geht es an das Beschriften der Ordner und Register. Bevor Sie alle Unterlagen ablegen, müssen Sie diese noch nach Datum aufsteigend sortieren, sodass das aktuellste Papier obenauf liegt. Wenn Sie das geschafft haben, nur noch die Ordner zurück in das Regal stellen und FERTIG.